Para garantizar que la documentación legal se almacene y gestione de forma eficiente, Canon pone a disposición del mercado Therefore, una solución de gestión eficiente en la organización, búsqueda y resguardo de la información.
Gracias a su módulo de gestión de casos, todos los documentos de los empleados se pueden almacenar de forma segura y procesar de forma colectiva para una gestión óptima de la información. Incluso es posible acceder a documentos y procesar flujos de trabajo fuera de la oficina o desde sitios externos, ya sea mediante la aplicación de Therefore Mobile o Web Access.
“Al automatizar los procedimientos legales, los procesos pueden completarse en unas pocas horas en lugar de días, lo que reduce los costos y da como resultado una mayor precisión y eficiencia, al tiempo que brinda total responsabilidad de las acciones tomadas con respecto a la documentación legal”, explica Michael Escudero, Jefe de Solutions Marketing en Canon Chile.
Al manejar electrónicamente la documentación legal, las empresas pueden lograr los siguientes beneficios:
- Costos disminuidos. Al archivar documentos electrónicamente, las empresas pueden reducir los costos de fotocopiado y almacenamiento, y disminuir los errores relacionados con la indexación manual.
- Procesamiento más rápido. Los flujos de trabajo envían automáticamente los documentos al socio gerente para su aprobación; las tareas se pueden completar incluso cuando se visita a un cliente o se espera en el tribunal. Las tareas que no se procesan a tiempo se pueden escalar a un socio gerente y se puede recordar a los asociados las fechas de vencimiento inminentes con recordatorios automáticos por correo electrónico.
- Acceso móvil. Los documentos archivados se pueden encontrar, leer y procesar sobre la marcha utilizando la aplicación de Therefore Mobile.
- Archivado compatible. Almacene de forma segura todos los documentos, mantenga los estándares de cumplimiento y elimine documentos una vez que haya expirado el período de tiempo legalmente obligatorio para el almacenamiento.
- Gestión de contratos. Obtenga una visión clara de cuándo expirarán los contratos, sepa quién es responsable y mantenga una auditoría completa de todos los intercambios relevantes a los contenidos y anexos.
