Argentina es uno de los países de América Latina donde más se ha afianzado el teletrabajo (o home office, en inglés). Empresas como Microsoft permiten a sus trabajadores hacerlo de uno a cinco días a la semana utilizando Microsoft Teams, el centro para el trabajo en equipo en donde los equipos pueden chatear, reunirse, hacer llamadas y colaborar en un lugar seguro.
A partir del avance de los casos de corona virus en todo el mundo, muchas organizaciones han optado por el trabajo remoto como iniciativa para prevenir posibles contagios. Lo mismo sucede en escuelas y universidades que, para no cortar con su cronograma habitual de clases, proponen encuentros virtuales.
Frente a este escenario, es importante que cada trabajador y estudiante cuente con las herramientas, los recursos y las soluciones para ser lo más creativos y sentirse seguros mientras trabajan desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Por eso, Microsoft ha puesto Microsoft Teams a disposición de muchas personas de manera gratuita:
· Para las empresas que no tienen Office 365, pueden probar la plataforma de manera gratuita por seis meses.
· Para las personas que tienen una cuenta de correo de Gmail u Outlook pueden iniciar sesión para la versión freemium para Teams acá. La versión gratuita brinda chat ilimitado, llamadas de audio o video en grupo o uno a uno integradas, 10 GB de almacenamiento de archivos en equipo y 2 GB de almacenamiento de archivos personales por usuario. También reciben colaboración en tiempo real con las apps para web de Office, incluido Word, Excel, PowerPoint, y OneNote.
· Las instituciones educativas pueden acceder a una versión gratuita de Office 365 desde esta acá.
Escuelas y universidades continúan sus clases con Microsoft Teams
Varias escuelas y universidades están pensando cómo seguir con su cronograma habitual de clases. Por eso, ante este escenario, es importante contribuir a entornos de aprendizaje a distancia, con la finalidad de mantener la continuidad de sus clases.
Microsoft Teams es la principal herramienta de colaboración de Office365. Esta plataforma permite crear aulas colaborativas con los alumnos, ofreciendo clases en línea con la posibilidad de grabarlas. También, mediante Teams, se pueden asignar tareas, integrar conversaciones, compartir documentos y añadir aplicaciones y sitios web que sean utilizados con frecuencia.
Las instituciones educativas pueden acceder a una versión gratuita de Office 365 desde acá.
Aprovechar el tiempo para trabajar desde casa
Para muchas organizaciones y trabajadores que la casa sea la nueva oficina puede ser una dinámica difícil de acostumbrarse. Estos desafíos son posibles de sortearse con algunas características de Microsoft Teams que la vuelven más segura y profesional.
Reuniones y colaboración
Cada reunión es una reunión en Teams, a menudo con video. Se utilizan funciones como el difuminado de fondo para bloquear el fondo para mantener la privacidad del hogar o la capacidad de grabar reuniones para que todos los asistentes pueden acceder a las grabaciones de reuniones que se perdieron y luego escuchar las partes más relevantes de las mismas, son algunas de las funciones.
Gestión de cultura y cambio
El trabajo remoto puede crear desafíos para mantener una cultura de trabajo saludable, atenta y permeable a los cambios de la coyuntura. Las redes sociales de trabajo colaborativo pueden ayudar a asegurar que los mensajes sean leídos, que el liderazgo es visible y que las mejores prácticas sean compartidas.
Monitoreo de servicio
Con el aumento de hasta 500% del volumen de trabajo en Teams -como ha sucedido en China-, se han integrado a la plataforma aplicaciones de monitoreo que analizan y reportan el desempeño de aplicaciones y redes para así conocer y mejorar el grado de satisfacción de usuario y los cambios en el comportamiento del servicio.
Por último, algunos de los puntos principales en los que hacer énfasis para el uso de Teams:
· Guardar archivos en la nube para que se puedan desarrollar en conjunto con otros compañeros de trabajo.
· Compartir enlaces en lugar de archivos adjuntos en email para asegurarse que todos utilizan la versión más reciente de un documento.
· Utilizar Teams al máximo. Teams funciona como una oficina virtual. Todo es posible hacerlo allí: realizar llamadas, mantener reuniones, utilizar canales y chats grupales en lugar de mails para mantener conversaciones grupales o individuales, activar las cámaras para conectarse durante las reuniones. A su vez, las reuniones de Teams no sólo son para uno a uno o para pequeños grupos, sino que puede ir desde “recesos” informales en canales, a reuniones trimestrales colaborativas de planeamiento con cien empleados o más. Es posible también utilizar Eventos en Vivo para reuniones masivas.
