El Círculo Médico de Pilar mejora su gestión administrativa incorporando soluciones inteligentes

Las instituciones relacionadas con la medicina y la salud, están recurriendo a la tecnología con el objetivo de mejorar los circuitos y sistemas de gestión médica, acelerar los procesos y reducir sus costos administrativos. El Círculo Médico de Pilar, es un claro ejemplo de cómo la implementación de tecnología de punta, puede hacer más fácil el seguimiento y control administrativo tanto de las asociaciones médicas como de los mismo profesionales y asociados a ellas. 

El Círculo Médico de Pilar siempre se ha caracterizado por buscar una mejora en el servicio, relacionamiento y trabajo con sus afiliados. La Contadora Romina Chizzotti, Jefa Administrativa del Círculo Médico de Pilar, con más de 16 años trabajando en el lugar, recuerda que cuando llegó a la institución “trabajaban con un programa de MS-DOS, muy básico. Hay compañeras que pertenecen a la institución desde hace más de 20 años y me cuentan que llevaban todos los registros a mano con planillas».

“En el ámbito de la medicina, los procesos de incorporación de la tecnología y su puesta en marcha, lleva más tiempo que en otros rubros, son lentos porque es una cuestión cultural. El médico, lo que llamamos usuario final de la tecnología, no es un usuario demandante. El profesional está muy sumergido en su tarea que no tiene tiempo para pensar y buscar toda la información para luego procesarla. Durante mucho tiempo no se ponían a mirar cuánto cobraban, cuando ingresaba el dinero y mucho menos qué pago recibía de todo lo que facturaba en el mes. Hay una población muy pequeña de médicos que sí le daba importancia a todo eso, y en general son los que están dedicados a imágenes, porque tienen una parte de la  su facturación que son honorarios  y otra parte que son gastos. Los técnicos en imágenes que  necesitan aparatos para ejercer su profesión aceptan con mayor rapidez la utilización de la digitalización en los procesos y tienen más facilidad de adaptación. Pero en general, a los médicos les cuesta”, aseguró la Jefa Administrativa del Círculo Médico de Pilar, asociación que pertenece al distrito quinto.

En cada distrito hay una asociación donde los médicos se asocian para luego pertenecer a la Federación Médica de la Provincia de Buenos Aires (FEMEBA). Ésta Federación tiene un acuerdo con la Asociación de Profesionales del IOMA de la provincia, e incluye unos 100 convenios con diferentes prepagas, obras sociales y/o gerenciadoras. Se trata de una importante red de profesionales médicos y entes jurídicos, cuya sinergia e intercambio de procesos administrativos, lleva a pensar que la modernización de los sistemas informáticos ya es una necesidad más que una tendencia. “Bajar toda la información de cada médico en forma mensual, requiere un orden y rapidez que solo las plataformas adaptables y escalables lo pueden brindar”, aseguró Chizzotti.

“La incorporación de la tecnología para mejorar los procesos en el ámbito médico no es un problema, es una decisión” (Romina Chizzotti)

“Te tiene que acompañar la dirigencia, depende mucho de cuán tecnológico sea el jefe de turno. En este Círculo mi jefe es bastante tecnológico”, afirmó la especialista quien comentó que en el Círculo Médico de Pilar, se fue probando y realizando por etapas la integración tecnológica, según las necesidades que fueron surgiendo con el tiempo.

“La primera vez el cambio vino porque teníamos un secretario que le daba importancia a los avances informáticos y recibió una propuesta por e-mail que fue analizada y se decidió implementar. Pero fue un progreso hacia el interior del Círculo Médico, faltaba la posibilidad de poder trabajar con un sistema abierto”. Y siguió: “El segundo cambio llegó con el correr del tiempo porque sentimos que los médicos querían saber un poco más sobre su servicio, y nos dimos cuenta que necesitaban más información y no tenían como acceder a ella. Primero intentamos hacer una página pero el problema es que además de subir la información a tu sistema también lo tenías que hacer en la página. Es decir, todo el tiempo tenías que estar cargando la información dos veces y eso implicaba tener una persona dedicada exclusivamente a eso y entonces se decidió no hacer esa inversión. Hasta que un día, mi jefe que es cirujano participó de un Congreso de Cirugía y conoció a la gente de Evweb -que tienen una plataforma de gestión médica inteligente-, y cuando me mostró lo que era le dije ‘esto es lo que estábamos necesitando”. Porque es un programa donde se cargan los datos una sola vez y esos mismos datos los puede ver el médico desde cualquier lugar donde se encuentre”.

“Al implementar el sistema, los médicos que pertenecen a este Círculo tardaron en tomar conciencia de su utilidad, al principio solo un 20 % utilizaba la plataforma como método de consulta, hoy ya tenemos más del 60% de interacción y no ha pasado ni un año desde que lo pusimos en marcha” (Romina Chizzotti)

“Con la nueva plataforma el médico tiene acceso a toda su información, puede saber todo lo facturado, consultar en línea y desde cualquier lado. Antes el profesional traía todos los bonos pero no llevaba cuenta de su trabajo. Con este sistema, una vez cargada la información que ellos nos traen, pueden verla ingresando con un usuario y entre otras cosas saber: cuánto facturó y cobró, y también la información del débito que es muy importante. Es decir, con esta plataforma el médico tiene conocimiento del concepto del debito, si es re-facturable, cuánto implica de su facturación, qué promedio de pago tiene una obra social, etc. Un montón de información con la cual antes no contaba”.

La implementación de la tecnología al servicio de la modernización de la administración médica permite acceder a la información de forma fácil y en tiempo real. Con relación a este punto y a la plataforma Evweb que actualmente utiliza el Círculo Médico de Pilar, Chizzotti, explicó: “Evweb es totalmente amigable y muy práctico. Fue fácil de aprender para los médicos, tiene muchos dibujos, frases adaptadas al lenguaje médico y es muy intuitivo. Rápidamente le tomaron la mano”. Y agregó: “Cuando le hemos pedido un cambio al soporte técnico de la compañía, lo hicieron mejor de lo que yo lo hubiera interpretado. Por ejemplo: hay médicos que al trabajar en varios lugares necesitaban saber cuánto factura en cada uno de los lugares (consultorios, clínica, etc.) Les expliqué a los chicos de Evweb la necesidad y rápidamente nos propusieron una solución fácil de implementar y entender. Ahora cada médico puede ver y diferenciar su facturación de cada lugar de trabajo con colores”.

Transparencia y seguridad en la carga de la información de los profesionales, es uno de los mitos que se pone en juego cuando se habla de alojar datos en línea, en lo que llaman “la nube”. ¿Dónde está mi información? ¿Quién tiene acceso a ella? ¿La puedo perder? Todas preguntas que se hace cualquier usuario no familiarizado con los avances tecnológicos. Chizzotti también opinó sobre este aspecto: “Cuando decidimos cambiar y migrar a la nueva plataforma, sabíamos que era uno de los riesgos que debíamos tomar, que la información esté volando por la nube es algo difícil de comprender y explicar. Lo cierto es que tiene que ver con una cuestión generacional y como cualquier cosa en la vida, hay que acostumbrarse y adaptarse a los cambios. Actualmente, con el uso de los teléfonos móviles, la gente está más familiarizada con estos temas y no se asusta tanto, y entiendo que con el correr de los años va a ser algo común. Los médicos advirtieron que el sistema les es útil, sin ir más lejos, el 80% de la facturación es electrónica porque ahora AFIP los obliga. Con lo cual ya tiene que acceder a la computadora para facturar y a través de Evweb el médico puede sacar el dato que necesita para hacer esa fractura electrónica. De a poco, el sistema los va empujando a un mundo con base en la tecnología, a nuevos programas y a tener toda la información en la nube a disposición en el momento que la necesiten. Creo que antes era más inseguro porque todo era manual, con miles de papeles que iban y venían, si  poder llevar un control, algo que esta herramienta y muchas otras hoy te lo permite”.

La utilización de las bondades de las nuevas tecnologías es clave para satisfacer las necesidades de las asociaciones y asociados médicos, contribuyendo de esta forma, con la evolución de la calidad del sistema asistencial y procesos de gestión en el ámbito de la salud. El Centro Médico de Pilar trabaja con la plataforma Evweb y con el sistema de FEMEBA que también es vía web, lo que le permite manejar el 90% de sus procesos administrativos de forma online: la posibilidad de digitalización de los documentos y de acceso inmediato a ellos, el fortalecimiento del vínculo con su médico asociado, la automatización de la liquidación y facturación de las prestaciones, reducción de los costos y tiempos administrativos, y la importante baja del porcentaje de errores en los procesos, todo esto lleva a Chizzotti a aconsejar la integración y utilización de la tecnología para el mejoramiento del sistema de facturación y administración médica: “Cien por ciento de acuerdo con el avance informático porque sirve para ordenar y unificar la información de cada profesional, ayuda a mejorar los tiempos de gestión nuestra como administrativos del área, hace todo el circuito más transparente y resuelve las consultas y problemas que puedan surgir de una manera más rápida y práctica”.

La tecnología llegó para quedarse, de eso no quedan dudas, el tema es saber utilizarla positivamente para ser más competitivos. En el ámbito de la medicina, para que un profesional, asociación u organismo crezca y mejorar su servicio, es clave adaptarse a las posibilidades y ventajas que ofrecen las TICs.